Job Description

Taken

• Aanspreekpunt voor buitenlandse agenten
• Accepteren en vastleggen opdrachten
• Administratieve verwerking van betalingen
• Behouden van klanten (‘stop op de badkuip’)
• Bemiddelen bij tot stand komen van verzekeringspolissen t.b.v. opdrachtgevers
• Boeken/Zorgdragen voor correcte afhandeling van zendingen
• Controleren en coderen inkomende nota’s
• Controleren kredietstatus van opdrachtgevers
• Controleren op juiste toepassing leveringscondities
• Controleren van voorcalculatie in- en verkoop
• Documenten/dossiers archiveren
• Douane exportafhandeling
• Douane importafhandeling
• Offertes voorbereiden, opstellen, registeren en aansturing geven
• Onderhouden contacten met externe relaties
• Onderhouden contacten met overige interne afdelingen
• Opmaken begeleidingsdocumenten
• Rapporteren van schade aan verantwoordelijke personen/afdelingen
• Registreren en afhandelen van afwijkingen en verbetervoorstellen
• Registreren klachten
• Troubleshooting
• Uitdragen missie en kernwaarden
• Verrichten administratieve werkzaamheden
• Verrichten van overige werkzaamheden, die redelijkerwijs binnen deze functie vallen
• Verzorgen en controleren van vooruitbetalingen
• Verzorgen van correspondentie (conform huisstijl en corporate identity)
• Voorbereiden, uitvoeren en controleren facturatie
• Zorgdragen voor algehele operationele gang van zaken

Verantwoordelijkheden

• Juist en correct uitvoeren van dagelijkse werkzaamheden, conform het gestelde in het kwaliteitssysteem
• Naleven beleid van de afdeling
• Toezien op handhaving en verbetering kwaliteit
• Waarborgen van veiligheid van goederen, materiaal en mensen

Bevoegdheden

• Aftekenen relevante documenten conform autorisatiematrix
• Beëindigen van opgedragen handelingen indien kwaliteit in gevaar komt waarna direct verantwoording wordt afgelegd aan leidinggevende
• Coderen/autoriseren van facturen conform de inkoop en autorisatiematrix
• Gebruik maken van die middelen die nodig zijn om taken en verantwoordelijkheden op correcte wijze uit te voeren
• Inkopen van diensten en producten conform de inkoop en autorisatiematrix
• Vervullen douaneformaliteiten, mits schriftelijke machtiging
• Verzorgen uitvoeraangifte

Requirements

Opleiding

• Air: Certificaat IATA DGR (geldig)
• Air: Certificaat Medewerker Luchtvracht (Security awareness) (geldig)
• MBO+ werk- en denkniveau
• Road: Vervoer gevaarlijke stoffen

Ervaring

Aantoonbare werkervaring in logistieke en/of expeditiebranche

Competenties

• Actiegericht
• Administratief sterk onderlegd
• Affiniteit met geautomatiseerde systemen
• Beheersing Engelse taal in woord en geschrift
• Beheersing Nederlandse taal in woord en geschrift
• Commercieel vaardig
• Communicatief vaardig
• Dienstverlenende instelling
• Flexibele instelling
• Geen 9 tot 5 mentaliteit
• Kennis van douanezaken
• Oplossingsgericht kunnen denken en werken
• Resultaatgericht
• Sociaal vaardig
• Team speler
• Zelfstandig kunnen werken