About company

Dit bedrijf is een familie bedrijf en werkzaam in verschillende branches zoals transport en logistiek, de verkoop van zout en aanverwante diensten, onroerend goed en human resources. Je komt te werken in een omgeving die volop in ontwikkeling is. Als Office Manager Board (32-40 uur) maak je onderdeel uit van het directiesecretariaat. Je verzorg de administratieve en secretariële ondersteuning van de holding directie. Je werkt samen in een team met de executive assistent en facilitair manager. Binnen dit team krijg je te maken met afwisselende werkzaamheden en word je met jouw secretariële en administratieve ervaring gevraagd verbanden te leggen, prioriteiten te stellen en zelfstandig taken op te pakken.

Job Description

Wat ga je onder andere doen?

• Je beheert proactief en effectief de agenda van meerdere directieleden;
• Je handelt e-mails en telefoontjes zelfstandig en proactief af;
• Je verzorgt en beheert het (digitale) archief;
• Je verzorgt andere secretariële, administratieve werkzaamheden onder andere op het gebied; van de notariële en juridische processen, maar ook op facilitair gebied;
• Je plant, organiseert en verzorgt vergaderingen;
• Je plant en verzorgt in- en externe bijeenkomsten;
• Je verstuurt mailings;
• Je ontvangt bezoek voor de directieleden.

Requirements

• Je bent in hart en nieren een secretaresse met een afgeronde MBO+ of HBO opleiding op secretarieel gebied met circa 2 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie;
• Je hebt goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift. Duits is een pre;
• Je werkt nauwkeurig en zelfstandig en kan goed plannen en organiseren;
• Je bent integer en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Je kunt goed samenwerken en bent flexibel en klantgericht;
• Je legt verbanden, ziet waar knelpunten dreigen te ontstaan en wat prioriteit heeft en onderneemt hierop actie;
• Je vindt het leuk om voortdurend te schakelen en het hoofd koel te houden in hectische situaties;
• Je bent een hands-on aanpakker die beschikt over goede communicatieve eigenschappen;
• Je bent bekend met Word, Excel, Outlook, PowerPoint en dergelijke programma’s.

Werken op vrijdag is voor jou geen punt. In verband met continuïteit van de bezetting, is het noodzakelijk dat je hele dagen kunt werken, van 8.30/09.00 – 17.00/17.30 uur. Verder heb je de flexibiliteit om bij pieken, vakantie of ziekte elkaar te vervangen, uiteraard in overleg. Daarnaast ben je beschikbaar voor tenminste 32 uur.